Ukmergės rajono savivaldybei pavaldžioms įstaigoms pasiūlyta jungtis prie bendros dokumentų valdymo sistemos

Kovo 20-ąją Ukmergės rajono savivaldybės meras Rolandas Janickas susitiko su Savivaldybės įmonių bei įstaigų (iš viso yra 18) vadovais. Tradicinis, kiekvieno mėnesio 3-iąjį pirmadienį rengiamas pasitarimas įvyko Ukmergės nestacionarių socialinių paslaugų centre (NSPC).

Susitikimo metu įmonių bei įstaigų vadovai buvo supažindinti su dokumentų valdymo sistema (DVS) „KONTORA“, taip pat pasikeitė informacija bei naujienomis apie vykdomą bei planuojamą veiklą.

Pasitarimas prasidėjo nuo malonių dalykų – R. Janickas pasveikino kovo mėnesį garbingą jubiliejų paminėjusį Ukmergės rajono savivaldybės Priešgaisrinės tarnybos vadovą Rimvydą Lukošių.

Vėliau bendrovės „NEVDA“ atstovai pristatė dokumentams tvarkyti, veiklai organizuoti ir darbui palengvinti skirtą DVS „KONTORA“ ir jos sprendimą „Raštinės“.

Ukmergės rajono savivaldybė jau nuo šių metų sausio 1-osios įsidiegė DVS „KONTORA“ – sparčią ir lanksčią tinklalapio principu veikiančią informacinę sistemą, skirtą automatizuoti, pagreitinti ir supaprastinti dokumentų valdymo veiklos procesus organizacijoje. Šios pažangios naujovės dėka Savivaldybės darbuotojai dirba be popierinių dokumentų – t.y. visi dokumentai rengiami ir derinami elektroniniu būdu, o pasirašomi elektroniniu parašu. Naudojant DVS „KONTORA“, yra daug patogiau peržiūrėti ir greičiau surasti visus paskirtus dokumentus ir juos kontroliuoti. Taip pat ženkliai sutrumpėjo dokumentų vizavimo, tvirtinimo ir pasirašymo laikas, sumažėja spausdinimo bei archyvavimo kaštai. Be to, naudoti DVS „KONTORA“ yra patogu – tai padeda užtikrinti mobilumą – sistemoje dokumentus galėsite pasirašyti ir nebūdami darbo vietoje.

„Visi sugeba dirbti su šia sistema – tiek mažos, tiek stambios įmonės ar organizacijos. Tam reikia tik kompiuterio ir interneto. Su DVS „KONTORA” dirbti galima ir nebūnant savo darbo vietoje. Svarbu žinoti ir tai, jog jei darbo kompiuterį pavogs ar jis nepataisomai suges, sudegs – ne bėda. Visi jūsų dokumentai saugiai išliks pagrindiniame Savivaldybės serveryje“, – sakė bendrovės „NEVDA“ pardavimų vadovas Artūras Zinovjevas.

Pasak jo, DVS „KONTORA“ buvo sukurta naudojant naujausias ir pažangiausias technologijas, sukaupus daugiau nei 20 metų patirtį ir išanalizavus daugelio įstaigų (savivaldybių, ministerijų, biudžetinių ir viešųjų įstaigų) veiklos principus. Sistemos klientai yra didžioji dalis Lietuvos Respublikos savivaldos ir kitos Lietuvos Respublikos įstaigos bei organizacijos, iš kurių kasdien DVS KONTORA naudoja daugiau nei 10 000 naudotojų.

A.Zinovjevas pristatė DVS „KONTORA“ sprendimą „Raštinės“, kurį siūloma įdiegti Ukmergės rajono savivaldybės pavaldžiose įstaigose. Tai būtų centralizuota Savivaldybės administracijos sistema, kurioje „Raštinėms“ – pavaldžioms įstaigoms būtų suteikiama galimybė tvarkyti savo dokumentų apskaitą bendroje DVS ir taip būtų vykdomas automatizuotas dokumentų ir užduočių apsikeitimas tarp kitų „Raštinių“ ir Savivaldybės administracijos. Taip visi duomenys būtų saugomi vienoje sistemoje, vieningai būtų vykdomi dokumentų tvarkymo ir saugojimo procesai, sumažėtų veiklos rizika (neatsakyta į kreipimąsi, nesureaguota laiku į aukštesnės institucijos raštą ir t.t.), pradingtų tikimybė prarasti dokumentus, didėtų veiklos efektyvumas ir spartėtų užduočių atlikimas, mažėtų popieriaus, pašto bei biuro įrangos išlaidos, nesidubliuotų informacija ir kt.

Po bendrovės „NEVDA“ siūlomo produkto pristatymo, žodis buvo suteiktas visus priėmusiai pastato šeimininkei – NSPC direktorei Sigitai Bakanauskienei, kuri trumpai papasakojo apie savo vadovaujamą ir jau 12 metų gyvuojančią įstaigą.

Po S. Bakanauskienės kalbėjo ir kitų įmonių vadovai – kiekvienas jų apžvelgė pagrindines naujienas bei darbus savo vadovaujamame kolektyve.